Juana María A.

La PYME enfrentaba ineficiencia por información dispersa, ausencia de un pipeline comercial (CRM) y tareas duplicadas en el backoffice, limitando su capacidad de crecimiento.

Solución Implementada (3 Pilares)

Diseño e implementación de un sistema operativo centralizado para unificar la gestión del negocio:

Arquitectura en Notion: Creación de un Ecosistema Operativo Centralizado (OS) que unificó CRM, Gestión de Proyectos y Calendario de RRSS. Proporcionó una visión 360º por estado/cliente.

Automatización con Make: Conexión de herramientas para eliminar la duplicidad. Automatización de captura de leads (Formulario → CRM), generación de tareas y procesos de facturación preliminar.

Asistencia con IA (GPT): Integración estratégica de un asistente basado en IA para agilizar la producción de contenido y documentación de alto valor (borradores de briefs, propuestas y presupuestos).

Resultados Cuantificables

Ahorro de Tiempo: +3 a 5 horas semanales liberadas por persona del equipo.

Gestión: Obtención de una trazabilidad completa del ciclo de vida del cliente y proyectos.

Calidad: Reducción de errores en la elaboración de documentos y propuestas.

Impacto Estratégico: Sentó las bases para una escalabilidad controlada sin aumentar la plantilla administrativa.

La PYME carecía de un sistema de seguimiento unificado, lo que generaba dos problemas críticos en la gestión empresarial:

Carga de trabajo invisible: Falta de visibilidad sobre la capacidad real del equipo técnico, llevando a sobrecargas y errores de planificación.

Ineficiencia en Postventa: Retrasos recurrentes en la gestión de garantías y el servicio postventa, impactando directamente la satisfacción del cliente.

Diseñé e implementé un CRM integral en Notion para centralizar y estandarizar el ciclo de vida completo del servicio:

- Workflow Unificado: Creación de un pipeline que mapea todo el proceso (Oportunidad → Presupuesto → Postventa). Incluye módulos específicos para el control de checklists obligatorias en obra y gestión de garantías.

- Seguimiento y Asignación: Implementación de un sistema claro de asignación de roles y responsabilidades. El control de tareas, fechas límite y el progreso del trabajo se centralizó en Notion para asegurar la trazabilidad.

-Automatización Operativa (Make): Se crearon flujos de trabajo clave para eliminar el esfuerzo manual:

**Resultados:

Comercial (Control): Se estableció un mejor control y claridad del pipeline de ventas, facilitando la gestión proactiva de oportunidades y el seguimiento automatizado de presupuestos.

Eficiencia (Ahorro): La centralización y las automatizaciones generaron un ahorro recurrente de 3 horas semanales para el equipo técnico y administrativo.

Operaciones (Técnica): Se mejoró la fiabilidad técnica del servicio, logrando una reducción significativa de los retrasos en la postventa y el cumplimiento de las garantías.

Proyecto para optimizar la eficiencia operativa y recuperar la precisión financiera:

• Optimación en la gestión de las cuentas de proveedores y clientes, incorporando protocolos y procedimientos internos y externos.

• Actualización de datos, análisis de KPIs y desarrollo de estrategia, alcanzando la reducción del 60% de las desviaciones presupuestarias.

• Análisis de costes en operaciones transitarias y reclamaciones a proveedores, permitieron recuperar el 20% de las desviaciones en la cuenta de pagos a proveedores.